Валентина Ларионова.

Построение системы управленческого учета в строительной компании
Статья опубликована в газете «Строительный эксперт» №7, 2005

Вопрос об управленческом учете в последнее время очень активно освещается  в специализированных печатных и электронных изданиях, обсуждается на бухгалтерских форумах. Необходимость ведения управленческого учета уже ни у кого не вызывает сомнений, поскольку на основе данных официального бухгалтерского и налогового учета невозможно получить отчеты, применимые для анализа деятельности и принятия эффективных управленческих решений.

Управленческий учет представляет собой систему сбора, обработки и представления данных о предприятии, которая позволяет менеджменту и руководству видеть полную картину бизнеса и принимать обоснованные управленческие решения. Управленческий учет дает возможность менеджменту компании в оперативном режиме получать информацию о доходах и расходах, финансовом результате, имуществе и обязательствах. В отличие от бухгалтерского учета, который отражает свершившиеся факты хозяйственной деятельности, управленческий учет смотрит в будущее, дает возможность прогнозировать и управлять событиями.

Управленческий учет в строительной сфере обеспечивает успешную реализацию проектов, позволяет менеджменту компании принимать эффективные бизнес-решения на основе полной, достоверной, оперативной  информации о деятельности компании. Управленческие отчеты представляют собой основу для анализа текущего хода  выполнения проектов а также позволяют принимать обоснованные решения по поводу дальнейшей деятельности.

В настоящее время в России управленческий учет уже не ограничивается только отражением и анализом фактов хозяйственной деятельности, но включает в себя также систему бюджетирования, то есть процедуры распределения средств и ресурсов организации для достижения поставленных целей (формирование бюджетов, контроль за их исполнением и анализ отклонений), систему стратегического планирования и другие.

В данной статье будет рассмотрена именно «учетная» сторона управленческого учета  как система сбора и обработки информации.

На практике почти все предприятия ведут управленческий учет – в той или иной форме.

В небольших  компаниях чаще всего встретишь форму организации управленческого учет в виде электронных таблиц (например, в Excel). Это достаточно удобно для небольших фирм со слабо диверсифицированной деятельностью, например, подрядной организации выполняющей ограниченный круг работ. В оперативном режиме ведется учет поступления и расхода денежных средств с необходимой для менеджеров степенью детализации данных по проектам, направлениям поступления и использования денежных средств, раскрытием другой информации, полезной для принятия решений. Частично используются данные официального бухгалтерского учета. Основными отчетами являются  отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках в разрезе производимых работ, реализуемых проектов. В отличие от аналогичных финансовых отчетов, управленческие отчеты предоставляют пользователю полную, достоверную, прозрачную и объективную информацию о деятельности компании в виде, удобном для анализа и  принятия на их основе эффективных управленческих решений.

Для более крупных компаний, инвестиционно-строительных холдингов данная форма организации управленческого учета уже не сможет отвечать информационным потребностям менеджмента и руководства. Большое количество документов и информации, диверсификация видов и направлений деятельности, в разрезе которых необходимо получать отчеты, расширение состава этих отчетов, обобщение информации по нескольким юридическим лицам, входящим в холдинг (как формальный, так и  неформальный), делают использование электронных таблиц неудобным и ненадежным.

С учетом предъявляемых требований крупным компаниям можно предложить использовать для управленческого учета автоматизированную программу, принципы и методы схожие с теми, которые применяются для бухгалтерского финансового учета, в частности, двойная запись и метод начисления. Поскольку в настоящее время в качестве основы экономики все больше используются кредиты, то именно метод начисления (отражение доходов и расходов в том периоде, когда они произошли вне зависимости от поступления или расходования денежных средств) является наиболее полезным при принятии управленческих решений, поскольку помогает прогнозировать будущее.

Форма организации управленческого учета с помощью автоматизированной учетной программы и двойной записи

·    поможет компании оптимизировать процесс заведения информации в единую информационную базу

·    позволит избежать повторного ввода одной и той же информации, ошибок при вводе

·     упростит процедуру составления отчетов и отчетности, консолидации отчетности холдинга

·    даст возможность вести учет и формировать отчеты по методу начисления, составлять баланс и другие отчеты, необходимые для оперативного и стратегического анализа деятельности. (Например, управленческий баланс – своеобразный отчет о кругообороте капитала, информационный источник для исчисления, оценки и анализа капитала компании.)

Существует 2 варианта организации управленческого учета:

1)            Все документы поступают сначала к специалисту, ведущему управленческий учет, который заводит информацию в свою систему, а затем в бухгалтерию передаются документы, необходимые для ведения финансового и налогового учета.

2)            Операции переносятся из базы финансового учета с необходимыми корректировками и дополняются первичной информацией, аналитикой только управленческого учета.

Выбор варианта организации управленческого учета на конкретном предприятии зависит от того, насколько сильно отличаются операции финансового и управленческого учета, имеется ли в компании возможность организовать  полностью параллельный управленческий учет (достаточно ли квалифицированных специалистов, обладающих знаниями как в области управления, так и бухгалтерского учета одновременно).

Вопрос постановки управленческого учета в крупных строительных компаниях и холдингах требует отдельного, тщательного рассмотрения. Необходимо разработать целую систему, включающую в себя

- учетную политику с закрепленными в ней принципами, основными правилами и документарной базой, на которой основывается управленческий учет строительной компании,

- план счетов, позволяющий вести учет  с необходимой степенью детализации информации и позволяющий строить отчеты в разрезе центров финансовой отчетности, видов деятельности, реализуемых проектов, регионов;

- схему документооборота управленческих отчетов и отчетности.

- программное обеспечение, позволяющее автоматизировать управленческий учет и информационные потоки в компании в полном объеме

Ведение управленческого учета в такой форме позволит также связать учетную информацию с другими процессами компании, например внедренной системой бюджетирования или сбалансированной системой показателей, которые являются единым целым в системе управления предприятием.

Рассмотрим отдельные элементы системы управленческого учета строительной компании.

Управленческая учетная политика представляет собой документ, в котором закреплены нормы и регламенты управленческого учета – конкретные принципы, основные условия, правила и практика учета, принятые в компании.

На самом деле, управленческая учетная политика есть у любой фирмы, просто она не всегда оформлена в виде отдельного документа и может находиться лишь в голове у финансового директора.

В крупных строительных компаниях, инвестиционно-строительных холдингах управленческий учет представляет собой довольно-таки сложную систему, и  ведут его большое количество сотрудников (от 5 до 300 человек), поэтому необходимо разработать и  оформить в виде документа «Управленческая учетная политика» все правила и регламенты управленческого учета,  а также  ознакомить с ним всех участников учетного процесса во избежание ошибок при вводе и обработке информации, связанных с незнанием или неправильным применением этих правил.

В настоящее время в управленческом учете широко применяются принципы бухгалтерского учета, такие как двойная запись, а также принципы МСФО, такие как, метод начисления, принципы существенности и правдивости информации, приоритет содержания над формой, соответствия доходов и расходов, оценка по справедливой стоимости и другие.

Кроме того, в управленческом учете строительной компании в качестве первичных документов, являющихся основанием для проведения операций, могут быть признаны такие документы, как служебные записки, расчеты, сметы, справки, заявки, договора, которые никогда не являются основанием для регистрации хозяйственной операции в финансовом и налоговом учете.

Для целей приближения учета к реальному времени, в управленческом учете может быть изменен момент признания финансового результата.

В строительстве распространенной является ситуация, когда руководство и менеджмент компании не может определить по данным финансового и налогового учета финансовый результат реализуемого инвестиционно-строительного  проекта до его завершения, то есть до момента сдачи объекта строительства Государственной приемочной комиссии.

Используя систему управленческого учета  можно решить эту проблему. Например, одной строительной компанией было принято в управленческом учете определять выручку и финансовый результат от реализации квартир по мере заключения договоров о привлечении средств в жилищное строительство (что по бухгалтерскому учету не является реализацией вообще). Для этих целей в рабочий план счетов были введены дополнительные счета: счет «Расчетная выручка от реализации квартир физическим лицам» и счет «Расчетная себестоимость реализуемых квартир». Данные (цифры) для отражения соответствующих операций определяются расчетным путем на основе информации о количестве и стоимости кв.м реализованных квартир (на основе заключенных договоров) и их расчетной себестоимости по данным экономического управления (на основе строительных смет и дополнительной информации о затратах).

Подобные моменты должны быть подробно прописаны и закреплены в Управленческой учетной политике, начиная от регламента предоставления документарной базы и порядка отражения операций на счетах управленческого учета, до составления управленческой отчетности.

Пример 1. 

Фрагмент журнала хозяйственных операций по управленческому учету

 строительной компании

При разработке управленческого плана счетов следует учесть, что управленческий учет в строительстве требует большей (по сравнению с финансовым учетом) детализации данных. Например, менеджерам необходима информация о деятельности в разрезе центров финансовой ответственности, направлений деятельности, регионов, проектов, отдельных видов затрат и т.д.  Обеспечить требуемую детализацию можно используя субсчета разного порядка,  соответствующие коды аналитик в плане счетов (главное – чтобы автоматизированная программа, в которой ведется управленческий учет, могла это обеспечить).

Пример 2. 

Фрагмент плана счетов строительной компании, реализованный в    

            программном продукте MS AXAPTA.

Кроме того, подобная форма построения плана счетов позволит легко делать выборки данных по определенному признаку.

Для представления управленческой информации в виде, удобном для анализа и принятия решений, необходимо продумать, какую информацию и в  каких аналитических разрезах менеджерам необходимо видеть. Разрабатываются аналитические признаки в виде разнообразных справочников

Пример 3. 

Возможные аналитические признаки (наименования справочников аналитических признаков)  плана счетов управленческого учета строительной компании

Например, с помощью аналитики «Операция», значениями которой могут быть «Внутренняя» или «Внешняя»  (соответственно между фирмами, входящими в холдинг, и со сторонними по отношению к холдингу контрагентами), можно значительно упростить процедуру консолидации – составления отчетов по группе компаний в целом (исключить внутренние обороты по определенным счетам).

В центре управленческого учета находится вопрос управления затратами. Для целей анализа связи между затратами, объемом реализации и прибылью (который позволяет установить степень влияния на финансовый результат каждого производимого продукта (вида деятельности) и принимать обоснованные управленческие решения), необходимо обеспечить деление затрат на

·          постоянные / переменные

·          прямые / косвенные.

Данное деление может быть организовано на уровне аналитики, используя справочник «Виды затрат», где каждой статье затрат присваивается соответствующий код (согласно матрице распределения затрат в компании). 

Пример 4. 

Фрагмент матрицы распределения затрат в управленческом учете

 строительной компании

С помощью системы кодов можно также обеспечить связь между управленческим учетом и бюджетированием.

            При построении системы управленческого учета компания может столкнуться с некоторыми трудностями, например, такими как

·          нежелание руководителей подразделений своевременно предоставлять полную информацию о своей деятельности

·          непонимание отдельными сотрудниками роли управленческого учета, вследствие чего нежелание перестраивать свою деятельность и вести дела в соответствии с требованиями управленческого учета

·          противодействие сотрудников бухгалтерии, которые в лице специалистов по управленческому учету видят своих профессиональных конкурентов

·          дефицит квалифицированных специалистов, обладающих знаниями, как в области управления, так и бухгалтерии

. В данном случае решение этих вопросов зависит от руководителя компании, который должен суметь донести до сотрудников понимание роли управленческого учета и подобрать соответствующие кадры.

Более серьезной проблемой может стать недостаток опыта и знаний менеджмента компании для самостоятельной разработки системы управленческого учета, учетной политики, плана счетов и других не менее важных элементов системы, включая автоматизацию учета. В таких случаях принято прибегать к услугам консалтинговых компаний, специализирующихся на менеджмент - консалтинге и внедрении соответствующих программных продуктов, специалисты которых имеют большой опыт постановки управленческого учета и их профессионализм поможет внедрить систему в кратчайшие сроки и избежать серьезных ошибок.

Решение всех этих проблем является необходимым для того, чтобы система управленческого учета заработала в полную силу и смогла выполнить все возлагаемые на нее функции.

Рассмотренные примеры взяты из успешно реализованного консалтинговой компанией МАГ КОНСАЛТИНГ проекта по внедрению системы управленческого учета в крупном инвестиционно-строительном холдинге.