Объектом затрат является любая деятельность, которая требует раздельного измерения затрат. Это могут быть работа функционального подразделения компании, производственный процесс, объект строительства или единица продукции, для которых требуется организовать ведение данных по затратам и измерение стоимости процессов, продукции, работ, капитальных проектов и т. п.

ЗАДАНИЕ

Например, объектом затрат является бухгалтерия компании. Попробуйте оценить, в какую сумму ежегодно она обходится вашей организации. Включите в эту оценку зарплату персонала, штрафы, пени, неустойки, уплаченные по их вине, амортизацию стоимости офисной техники, стоимость аудиторских и консультационных услуг, амортизацию программного обеспечения, стоимость обслуживания справочных информационных систем и т. д. По некоторым эмпирическим оценкам, эффективно действующая компания не должна тратить на свою финансовую службу более 2 процентов от всех расходов текущего периода. Сделайте такую оценку по другим отделам – и, вполне возможно, будет получен вывод о том, что они слишком дорого обходятся компании и часть их функций дешевле передать на аутсорсинг (подрядчикам).

Для решения этой задачи в учетной системе компании должен быть обеспечен аналитический учет в разрезе всех объектов затрат – по функциональным подразделениям, по бизнес-процессам и т. д.

Например, для учета затрат по отделам должна быть детально описана вся структура бизнеса. Примером такого описания может быть «идеальная компания», описанная на сайте http://www.e-xecutive.ru/professions/article_1720/, и структура ее финансового департамента. Естественно, эта схема является не более чем абстрактным примером и подойдет далеко не всем компаниям.

Чтобы обеспечить учет затрат по объектам затрат – подразделениям, строительным контрактам или бизнес-процессам, в учетной системе компании устанавливаются взаимосвязанные специализированные модули. Например, в американской системе Champion это модули «Сметы и бюджеты» (Job Estimating) и «Затраты» (Job Costing). Первый из них хранит сметные (бюджетные) данные о всех проектах. Второй отвечает за сбор данных о фактических затратах по ним и формирование отчетов об отклонениях «План–Факт».

Однако практически в любой бухгалтерской системе можно обойтись (правда, не без потери в качестве информации) и без специализированных модулей. Например, пользователи программы «1С» используют субконто (аналитический разрез по счету) «Доходы и расходы». В программе Scala можно использовать одно из десяти «измерений» аналитических признаков бухгалтерского счета Главной книги.

Помимо этого учетная система должна обеспечивать получение информации о структуре затрат. Это можно реализовать путем организации аналитического учета затрат на субсчетах. Примером такого подхода является структура общехозяйственных расходов, учитываемых на счете 26 «Общехозяйственные расходы» (см. табл. 1). Естественно, это всего лишь один из вариантов аналитики подобных затрат.

Небольшой Комментарий

1. Структура шестизначного номера счета такова: первые две цифры (26) определяют счет первого порядка. Последние две цифры указывают на счет в «западной» Главной книге (если предприятие ведет одновременно учет в западных стандартах – МСФО, US GAAP и т. д., отражая одну и ту же операцию сразу в двух главных книгах – российской и «западной», используя специализированное программное обеспечение). Две средние цифры – номер счета второго порядка. Таким образом, обеспечивается увязка российского и «западного» планов счетов. Например, счету 269765 «Прочие расходы» в «западном» Плане счетов будет соответствовать счет 659726 «ther expenses».

2. Чтобы обеспечить непрерывное накопление расходов по каждой статье в течение всего года при соблюдении требования ежемесячного закрытия счета 26 по правилам российского учета, открыт счет 269965 «Субсчет распределения и закрытия счета 26». Он выполняет ту же функцию, что и субсчет 90-9 в Плане счетов.

3. При необходимости можно предусмотреть либо промежуточные суммирующие субсчета, либо для каждого административного подразделения (или иного объекта затрат) предусмотреть свой аналитический признак и «зашить» его в структуре номера счета. Например, службе риск-менеджмента присваивается код 03. Тогда структура счета (как вариант) становится восьмизначной, а субсчет 269765 «Прочие расходы» превращается в субсчет 26039765 «Прочие расходы департамента риск-менеджмента».

4. При формировании структур справочника статей (аналитических разрезов) по доходам и расходам крайне желательно делать его синхронным со справочником статей Отчета о движении денежных средств, предусматривая в них одни и те же линейные статьи. Это поможет при реконциляции (выверке) Отчета о доходах и расходах и Отчета о движении денежных средств.

Единицей затрат является единица продукции или услуги, с производством которых связаны затраты. Например, в электроэнергетике это производство киловатт-часа энергии, в нефтяной промышленности – барреля нефти, в строительстве – стоимость возведения строящегося объекта, в медиа-бизнесе – конкретный тираж газеты или журнала.

ЗАДАНИЕ

А какие единицы затрат можно идентифицировать в вашей компании? Например, в отделе сбыта?
Для правильной организации управленческого учета и отчетности необходимо идентифицировать не только единицы затрат, но и носители затрат. Это показатели деятельности, такие как человекочасы прямых трудозатрат, машиночасы, обработанные пласты, использованное компьютерное время, часы полетов, километры пробега или контракты, являющиеся причинным фактором отнесения затрат на объект. К сожалению, далеко не все бухгалтерские системы позволяют вести учет затрат в таком натуральном выражении. И тут без специализированных модулей учета обойтись крайне затруднительно.

Управление затратами ведется на основании концепции центров затрат. Это часть учетной деятельности по сбору элементов затрат, которые имеют общую причину и которые можно отнести на другие объекты учета затрат в соответствии с общей базой распределения. Множество центров ответственности представляют собой также центры затрат, но не все центры затрат обязательно являются центрами ответственности.

Как было указано выше, для обеспечения различных аналитических разрезов по статьям затрат в разных компьютерных системах используются различные механизмы «субконто», «измерения» и т. д. ( см. табл. 2).

Вопросы учета затрат будут продолжены в следующей статье, а в завершение, по традиции, предлагаем выполнить домашнее задание.

Произведите обследование вашего предприятия. Все ключевые персоналии должны получить предлагаемые карты тестирования и заполнить их. На основании заполненных карт составьте схему предприятия, опишите модель документооборота и сформулируйте предложения по оптимизации организационной структуры предприятия и документооборота.