Управленческий учет. Статья 3

Материал опубликован в 1 номере журнала "Московский бухгалтер", 2004

Предыдущую статью мы закончили обещанием привести примерный план внедрения управленческого учета на предприятии. Выполняем свое обещание.

Процесс постановки управленческого учета на предприятии можно сформулировать в виде типового плана, приведенного ниже.

Каждый этап (подэтап) работ по этому плану сопровождается всей необходимой информацией, которая позволяет влиять на процесс внедрения управленческого учета по следующему примеру.

Типовой план постановки и внедрения системы управления предприятием выглядит следующим образом (для наглядности приводим его в сокращенном варианте).

1. Разработка и согласование технического задания на постановку системы управления бизнесом
2. Разработка стратегии, миссии, видения компании
3. Анализ, проектирование и оптимизация организационной и финансовой структур компании
4. Формулирование требований к информационным потребностям предприятия и разработка моделей систем управленческого учета, документооборота и внутреннего контроля
5. Построение и/или оптимизация системы логистики и управления затратами
6. Построение и/или оптимизация системы управления продажами и сбора дебиторской задолженности
7. Построение и/или оптимизация системы управленческой отчетности, документооборота и информационного взаимодействия внутри организации
8. Построение и/или оптимизация системы бюджетирования
9. Построение и/или оптимизация систем внутреннего контроля, внутреннего аудита и риск-менеджмента
10. Автоматизация управленческого учета и обучение персонала

В результате выполнения этой программы компания получает систему, позволяющую вовремя и в полном объеме получать всю необходимую информацию как для менеджеров (управленческая отчетность для управления бизнесом), так и для всех прочих заинтересованных пользователей (финансовая и налоговая отчетность).

Управленческий учет связан с информационным обеспечением менеджеров:

• для формулирования деловой политики компании, выработки стратегических, тактических и оперативных целей и задач
• для планирования и управления деятельностью компании (на базе сформулированных целей и задач)
• для принятия решений в процессе деятельности по выбору альтернативных решений и направлений деятельности

Как видим, система управленческого учета и отчетности – это нечто большее, чем типовой набор отчетов. Развитая система управления бизнесом – это показатель культуры организационного и информационного взаимодействия внутри компании, дающего возможность получать прибыль и генерировать денежные потоки.

Но прежде чем воплощать в жизнь столь глобальную задачу, стоит начать с малого. Например, можно строить управленческую отчетность, опираясь на ее основные формы, которые используются на большинстве предприятий. Их разработку ведут с использованием рекомендаций, которые содержатся в Положении 5В «Основы отчетной информации для менеджеров» ИУУ (IMA) США.

К подобным формам относятся:

• отчет о просроченной дебиторской задолженности
• отчет о продажах
• отчет о состоянии складских запасов
• отчет о планируемых закупках
• отчет об общих, коммерческих и административных расходах
• отчет об исполнении производственных заданий
• отчет об исполнении плана капитальных вложений
• отчет об исполнении бюджетов

Рассмотрим некоторые из них.

Отчеты о продажах

Отчеты о продажах могут обобщать информацию по покупателям, по регионам продаж, по реализованным товарам и оказанным услугам за отчетный период (день, неделя, месяц, квартал или год) и любую иную информацию, востребованную в конкретной ситуации.

Отчеты о продажах используют, чтобы:

• проанализировать деятельность предприятия в сфере сбыта
• наблюдать за тенденциями на рынке данной продукции
• выявить товары, не пользующиеся спросом
• влиять на стратегию продаж компании, выбирать рынки сбыта и политику работы с крупнейшими клиентами
• планировать продажи и анализировать причины отклонений от плана
• управлять уровнем запасов товаров и готовой продукции, имеющихся для продажи, и процессом их приобретения и производства
• анализировать эффективность работы отдела сбыта и выработать политику повышения мотивации сотрудников отделов торговли и сбыта
• прогнозировать будущие денежные потоки

Отчеты о запасах сырья, товаров и готовой продукции

Отчеты о запасах готовит персонал склада или отдела логистики. Эти отчеты представляют собой обобщенные сведения об остатках запасов на дату составления отчета или о движении запасов за отчетный период (день, неделя, месяц, квартал, год). Отчеты группируют запасы по самым разным информационным разрезам – по складам, видам продукции, по производственным подразделениям и т. д. и содержат следующую информацию:

• наименование сырья, товаров, продукции
• дату изготовления
• срок годности
• себестоимость единицы запасов
• идентификационный номер партии
• единицу измерения запасов
• местонахождение запасов
• общее количество на складе
• заказанное (зарезервированное) количество
• ожидаемые поступления
• количество некондиционных товаров (продукции)
• количество устаревших товаров (продукции), не пользующихся спросом
• количество товаров с истекающими сроками годности
• товары, отгруженные клиентам в течение периода
• местонахождение и движение запасов товаров готовой продукции
• минимально допустимые объемы запасов сырья, товаров и готовой продукции
• уровень омертвления запасов (объем запасов, по которым не было движения за отчетный период) и т. д.

Приведем пример отчета о складских запасах, который используется в фармацевтических компаниях для оценки резерва под их обесценение, управления закупками товаров и анализа эффективности работы отделов маркетинга и логистики.

Отчеты о требуемых закупках сырья и материалов

Эти отчеты необходимы для того, чтобы обобщить данные о необходимых закупках запасов, спланировать и соотнести поступления запасов и их оплату. Их составляют в отделах логистики и в производственных подразделениях.

Отчеты могут содержать следующую информацию:

• инвентарный номер запасов
• наименование запасов
• единица измерения
• стоимость единицы запасов
• потребности в пополнении запасов
• размер выполняемого заказа, под который делаются покупки
• дата, когда будут получены материалы и сырье
• потребности в денежных средствах для оплаты новых закупок
• минимально допустимый уровень запасов для обеспечения непрерывного производственного процесса
• максимально допустимый уровень запасов для избежания затоваривания складских площадей
• уровень оборачиваемости запасов
• указание на поставщиков запасов с оптимальным соотношением "цена/качество"

Отчеты о закупках могут использоваться для следующих целей:

• для управления закупками и оптимизацией расходования денежных средств
• для управления складскими запасами и избежания омертвления запасов
• для оценки сроков доставки запасов
• для определения приоритетов в закупках

Одним из главных компонентов системы управленческого учета является модуль учета затрат. Следующая статья цикла будет посвящена этой проблеме.

И, наконец, домашнее задание

Попытайтесь посмотреть на учетный процесс в вашей организации глазами менеджера и определить, какие отчеты, в какие сроки и в каком виде необходимо формировать для эффективного управления бизнесом.