Е. Донцова. Создание отраслевых решений на базе ERP

Туфли, которые подходят одному человеку, жмут
другому; нет рецепта, как жить, который подходит
для всех случаев.
Карл Густав Юнг

Если Вы являетесь руководителем динамично развивающейся строительной компании и еще не столкнулись вплотную с внедрением на своем предприятии комплексной системы учета и управления, но уже не раз размышляли о необходимости использования такого мощного инструмента стратегического планирования и качественного управления своим бизнесом, то эта статья для вас.

В наш бурно развивающийся век информационных технологий у всех на слуху системы класса Enterprise Resource Planning, позволяющие охватить учет всех хозяйственных и производственных операций на предприятии в единую цепь взаимосвязанных процессов и не только автоматизировать основные бизнес-процессы компании (производства, снабжения, сбыта), но и реализовать управленческие функции (планирования, учета, контроля).

Основные принципы такой системы заключаются в исключении возможности дублирования входящей информации за счет ввода первичных сведений о деятельности предприятия в единую базу данных, где все участки учета – функциональные составляющие системы, взаимосвязаны, или, говоря на языке ERP, интегрированы между собой. В итоге результативность работы можно оценить сразу, оперативно получая различные отчеты, графики, прогнозы и другую аналитическую информацию из системы в зависимости от потребностей вашего учета (бухгалтерского, управленческого или налогового). 

Скорее всего, после такого вступления у многих читателей, хоть раз интересовавшихся вопросом внедрения ERP-систем на предприятиях своей отрасли, сразу же напрашивается разумный вопрос: «Почему же тогда при всех вышеперечисленных плюсах ERP-систем количество удачно завершенных проектов внедрений на предприятиях строительного комплекса не так велико, если не сказать исчисляется единицами?»

Чтобы ответить на этот вопрос был написан не один десяток статей с подробным, исчерпывающим описанием всех возможных проблем внедрения, рисков таких проектов и трудностей, которые ждут заказчика, неутомимого в стремлении пробиться «через тернии к звездам» автоматизации своего бизнеса. В этой статье автор преследовал цель посмотреть на проблему автоматизации промышленно-строительного холдинга несколько с иной стороны, чтобы, возможно, вместе с читателем, ответить на вопрос: «А какое решение позволит, единожды начав проект комплексной автоматизации строительной компании, с минимальными потерями и рисками успешно завершить его, в кратчайшие сроки решив злободневные вопросы управления предприятием с учетом отраслевых особенностей?»

Думаю, что только примеры реального решения, разработанного для реальных предприятий строительной отрасли сделают это возможным.

В последнее время на рынке ERP-систем все чаще появляются новости от производителей программных продуктов или от консалтинговых компаний, занимающихся внедрением, о создании отраслевых решений.

В наши дни отраслевые решения — объективная реальность, без них успешно не работает практически ни одна серьезная консалтинговая компания.

Универсальность ERP-системы отличает ее от «коробочного продукта», рядовой бухгалтерской программы тем, что эффективное решение задач предприятия с помощью ERP-системы можно обеспечить только правильной настройкой под определенные задачи конкретного предприятия, т.к. реализация различных функций и бизнес-процессов в системе может варьироваться.
 
 При этом каждое новое предприятие с собственными и индивидуальными особенностями учета представляет собой новый полигон для фантазии консультанта в реализации настроек системы. Здесь существует две проблемы, представляющие угрозу результативности внедренной системы: чрезмерное увлечение реинженирингом бизнес-процессов под систему или попытка полностью переписать систему под учет «как есть» на предприятии, что может повлечь за собой так называемый «автоматизированный хаос».

Чтобы этого избежать, важно аккумулировать накопленный опыт внедрения системы на нескольких предприятиях отрасли и систематизировать его на уровне отраслевого решения ERP-системы.

Вертикальное (отраслевое) ERP-решение – это наиболее оптимальный вариант системы для предприятия, т.к. позволяет добиться минимизации рисков, более высокой скорости внедрения и снижения себестоимости работ. При внедрении отраслевого решения руководитель имеет возможность получения объективных отзывов, получает гарантии того, что система заработает в срок, выстраивает понятную картину затрат на реализацию проекта, а также имеет уникальную возможность «не наступить на грабли» его предшественников, которые уже споткнулись о них при реализации предыдущих проектов.

Кроме того, работа консультантов над решением однотипных задач на нескольких примерах предполагает развитие вариативности решений, накопление технологий решения однотипных задач и создание отраслевой компетенции, которая постоянно совершенствуется.

Что же касается самой системы, то большая часть требуемого функционала для реализации отраслевых особенностей уже выверена и отшлифована, тщательно протестирована на нескольких проектах. Дополнительная функциональность разрабатывается с учетом возможных вариантов настроек под различные предприятия, что позволяет при создании отраслевого решения легко подниматься на уровень выше – до определенного предприятия и его индивидуальных особенностей.

Наверное, для того чтобы разобраться в проблемах, которых можно избежать при внедрении готового отраслевого решения, нужно обратиться к проблемам, возникающим на пути его возникновения. Как говорится, успех – это 99 % неудач. Обратимся к истории. Для «разбора полетов» вниманию читателя  будет представлен опыт внедрений системы Microsoft Business Solution-Axapta в строительных компаниях, на основе которых созданы два отраслевых решения, на данный момент официально зарегистрированных компанией Microsoft Business Solution: «МАГ-Строитель» и «МАГ-Риэлтор».

В строительстве, как и в любой другой отрасли, своя специфика складывалась годами, накапливалась историческими пластами, и  отставание в некоторых технологиях учета становится особенно ощутимым сейчас, когда отрасль находится на пике своего развития. Среди злободневных вопросов – учет всех используемых материалов на проектах, управление бюджетами проектов, отслеживание обязательств по договорам и контроль исполнения смет, грамотный учет реализации готовых объектов, контроль продаж, получение консолидированной отчетности.

Как показывает опыт, строители довольно неохотно идут на изменение организации процессов и ежедневных операций, требуя гарантий нормального их функционирования после внесения изменений.

К тому же некоторые ключевые моменты деятельности в сфере строительства и реализации недвижимости требуют разработки совершенно нового функционала в системе, чтобы обеспечить не только получение необходимой отчетности, но и удобную работу пользователей.

Отраслевое решение «МАГ-Строитель» предназначено для реализации управления затратами по строительным проектам, оперативного контроля исполнения смет, что, как правило, является «большой головной болью» в строительных организациях. «МАГ-Риэлтор» представляет собой автоматизацию деятельности риэлторов, т.е. управление продажами объектов недвижимости. Создание этих решений происходило в процессе внедрения системы MBS-Axapta в строительном холдинге на основе поставленных задач по учету каждодневных операций для получения точной и прозрачной сводной отчетности.

Решение по контролю исполнения бюджетов строительных проектов создавалось с целью автоматизировать следующие процессы:

• учет платежей, затрат по договорам подряда в разрезе проектов, этапов проектов;
• контроль бюджета (сметы) при формировании менеджером проекта заявки на оплату затрат по проекту в рамках договора подряда;
• документооборот по обработке заявки на оплату (утверждение, отклонение).

Основное преимущество – возможность управлять процессом формирования и одобрения заявок на оплату затрат, отслеживание на соответствие смете уже в момент создания менеджером проекта заявки  на оплату по договору подряда, возможность своевременно отслеживать кредиторскую задолженность по каждому договору.

Автоматизация финансового учета являлась первоочередной задачей, которая предполагала возможность оперативного ввода финансовой информации и составления сводной отчетности по всем видам деятельности, контроля денежных потоков и анализа общих расходов и доходов по видам деятельности, в разрезе объектов недвижимости.

Как правило, на первом этапе внедрения для понимания необходимых настроек в системе (а возможно и ее серьезной модификации), возникает проблема правильного соотнесения стратегических целей организации с определением итоговой отчетности и технологии ведения операций, которые являются основой для отчетов. Грамотный реинжиниринг бизнес-процессов можно провести только в том случае, если удалось разобраться с конечными целями, тем, что увидит руководство в результате. Далее можно понять, какие действия сотрудников жизненно оправданны для реализации целей учета, а какие уже давно требуют реорганизации. При реализации решения «МАГ-Строитель» такой подход позволил четко определить, какую информацию можно будет получать в разрезах финансовых аналитик системы, а какую в аналитических разрезах модуля «Проекты», что позволило правильно определиться с оптимальными модификациями и настройками.

Другая проблема, которая чаще всего возникает при внедрении всеобъемлющей ERP-системы, являющейся, кроме всего прочего, западным продуктом, остро проявляется в необходимости учитывать не только некоторую отраслевую специфику, но и масштаб ведения бизнеса, национальные особенности. Система, с высокой точностью подогнанная под потребности предприятий с учетом особенностей ведения бизнеса данной отрасли в нашей стране, будет представлять наибольший интерес со стороны заказчика на внедрение системы.  Несмотря на то, что западные системы являются копилкой наилучшего мирового опыта построения и оптимизации бизнес-процессов, реализация западной практики не всегда является жизнеспособной в наших российских условиях, а это в свою очередь требует реализации родных, отечественных схем учета и ведения бизнеса.

Поэтому, например, при реализации процесса продаж квартир в системе для работы риэлторского отдела создавался совершенно новый функционал, ранее отсутствовавший в системе. Была разработана специальная рабочая форма риэлтора «шахматка», в которой в виде матрицы представлен подъезд жилого здания с квартирами. Каждая квартира определяется позициями столбца – этажа и строки – номера квартиры на этаже. Статус прохождения квартирой очередного этапа продаж (согласования с клиентом, резервирование риэлтором, оформление договора, первый платеж, второй платеж, завершение продажи) отмечается определенным цветом.

Функциональность повседневных операций риэлторов по продаже квартир интегрирована с финансовым блоком по учету дохода от продажи квартир и дебиторской задолженности.

Но самое главное, что появление любого вертикального решения все равно начинается с удовлетворения индивидуальных потребностей отдельного реального предприятия, на котором идет проект внедрения ERP-системы. Получается, что многие функции доработанной функциональности могут не соответствовать принципу общности и универсальности для отрасли, а могут быть использованы только в данном случае. Т.е. для данного предприятия это приемлемый вариант и оно так работает, а у другого, которому предлагается решение как уже готовое отраслевое, несколько другая схема, со своими нюансами, уже не вписывающаяся в новый зашитый функционал. Приведу пример на основе «МАГ-Строитель». Отслеживание договоров изначально предполагалось в рамках проекта и определенной статьи затрат, по которой составляется смета, т.е. осуществлялась привязка одного договора к одной статье затрат. Для данной организации это была удобная схема работы и на основе нее строились некоторые правила автоматического создания заявок на оплату, но для других организаций это уже не соответствовало норме. Поэтому такие правила необходимо реализовывать не на жестком уровне, а на уровне вариативных настроек. Естественно это потом приходится переделывать для реализации наиболее общего случая. То же самое на примере «МАГ-Риэлтор». В организации принята схема платежа за квартиру в два этапа, поэтому на уровне договора была создана возможность указывать только два платежа (две суммы и две даты) и отслеживать оплату в рамках таких условий, для других сразу вставал вопрос: «А почему только два?» Тоже необходимо было «примерить» сначала и на других.

Поэтому, когда происходит качественный скачок не от отраслевого решения к индивидуальному, а скорее наоборот, есть только один выход предусмотреть  такие несоответствия и заранее заложить в функциональность большую гибкость настроек – это разработка неких стандартов для отраслевого решения. Они должны быть приняты как данность для всей отрасли, определяющая возможность выполнять гибкие настройки для нескольких вариантов одной и той же операции.  Как гласит восточная мудрость: «Чтобы научиться бегать, нужно сначала научиться ходить".

В этом как раз пока кроется серьезная проблема. Если на Западе существуют и широко применяются отраслевые стандарты управления компаниями, благодаря чему реально говорить о действительно отраслевых решениях в рамках той или иной ERP-системы, то в России же не то, что разные предприятия в одной отрасли, но и филиалы одной компании могут иметь свою схему управления, существенно отличающуюся от подходов головной организации.

Подводя итоги, можно определить следующие ключевые моменты в создании вертикальных решений на базе ERP, которые позволят сделать его наиболее выгодным и оптимальным при реализации на любом предприятии отрасли, определяют его сильные стороны и конкурентные преимущества по сравнению с внедрением стандартной функциональности ERP- системы.

Первое, что следует понимать при разработке подобных решений - это необходимость учитывать национальные особенности, отечественную практику технологий учета в данной отрасли. Не всегда западный подход является панацеей от наших местных болезней.

Разработка отраслевого решения требует пристального внимания к стандартизации и унификации требований к реализации в системе для всей отрасли, а не только на уровне одного или нескольких определенных предприятий.

И, наконец, предлагая отраслевое решение, необходимо совершенствовать и подходы к внедрению, которые будут учитывать ранее накопленный опыт  и позволят избежать одних и тех же ошибок в процессе непосредственно внедрения.

 «Именно то, как вы собираете, организуете и
используете информацию, определяет,
победите вы или проиграете».
Билл Гейтс