Новости

То количество документов, с которым приходится работать современным предприятиям, как правило, настолько велико, что поиск нужного документа при его хранении в бумажной форме отнимает непозволительно много рабочего времени. Избежать этой ситуации помогает использование специальных программно-аппаратных комплексов, предназначенных для хранения документов в электронном виде - электронных архивов.

Преимущества электронного архива:

Каждый электронный документ такого архива связан со своим бумажным оригиналом, позволяя в то же время хранить информацию именно в том формате, которая будет наиболее удобной для восприятия (кадровые документы в DOC, расчеты и экономические обоснования в XLS, графические изображения в JPG или PNG и т.д.).

 Немаловажно, что в отличие от своих бумажных предшественников электронные архивы обеспечивают быстрое и одновременное обращение к одному и тому же документу сразу нескольким пользователям, а наличие специальных уровней защиты помогает ограничить доступ к информации строго определенным категориям лиц.

Автоматическое распознавание документов.

Перевод бумажного архива на электронные носители требует гораздо меньше времени и усилий, чем принято считать. Предлагаемые нами решения базируются на технологиях компании ABBYY - одного из лидеров в сфере распознавания и ввода документов - и позволяют автоматически распознавать отсканированные документы.

Интеграция архива со сторонними системами:

Гибкие возможности платформы Microsoft SharePoint позволяют интегрировать электронный архив с любым из корпоративных приложений, используемых вашей компанией: с системой бухгалтерского учета, системой управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) или системой управления производственной деятельностью предприятия.

 Основные возможности электронного архива.

Таким образом, использование технологий электронного хранения данных позволит вам:

• Разделить всю хранимую информацию по видам и назначению документов в рамках единого структурированного архива

• Обеспечить быстрый доступ к нужной информации за счет удобного поиска по ряду ключевых параметров
• Обеспечить многопользовательский режим работы с документом
• Одновременно запускать документ для его согласования, рассмотрения или утверждения различными сотрудниками
• Создавать группы пользователей с определенными правами доступа и работы с документами
• Минимизировать риск потери или повреждения документа
• Уменьшить затраты, связанных с хранением документов