Новости

Сделайте ваш выбор

Андрей Гершун,

Управляющий партнер компании МАГ КОНСАЛТИНГ

Материал опубликован в журнале "БОСС", № 2

Придется ли менять используемую бухгалтерскую программу, если ваш бизнес расширится в несколько раз?

Придется ли менять используемую бухгалтерскую программу, когда Россия перейдет на западные стандарты бухгалтерского учета или пройдет деноминация рубля?

Будет ли работать ваша бухгалтерская программа, если неожиданно отключится электричество? Или уволится ваш системный администратор?

Сможет ли ваша компания быстро оправиться от таких потрясений, полностью зависит от того, какую бухгалтерскую систему вы используете и от того, как вы ее используете. Причины, по которым компании находятся в процессе выбора новой программы можно классифицировать так:

• Предприятие никогда ранее не использовало бухгалтерские программы.
• Предприятие разработало свою собственную систему, но по причинам отсутствия достаточного сопровождения и возможности постоянно приводить программу к изменяющимся условиям ведения бизнеса, от программы пришлось отказаться. Среди причин можно также назвать слабую интеграцию частей программы, и невозможность обрабатывать большие объемы данных.
• Предприятие приобрело маленькую бухгалтерскую систему, которая в силу ее интенсивной эксплуатации вобрала в себя так много данных, что не может их уже обрабатывать.
• Предприятие однажды приобрело бухгалтерскую систему и не смогло ее внедрить.
• У предприятия появились новое руководство или инвесторы, которых не устраивает тот уровень отчетности, который выдается бухгалтерской системой.

На сегодняшний день на рынке бухгалтерских программ более 600 предложений, из которых около 50-ти пакетов предназначены для автоматизации средних предприятий. Это очень большой рынок. Если оценить сумму затрат на автоматизацию бухгалтерии на одного 1-го сотрудника в 50 долларов - что-то среднее между $10 (стоимость пиратского CD-ROMa) и $1,000 (стоимость затрат при внедрении большой интегрированной системы), то российский рынок бухгалтерских программ можно оценить как минимум в 3-4 миллиарда долларов: 90 млн. - работоспособное население России х $50 (средняя сумма затрат на автоматизацию бухгалтерии одного сотрудника компании) = $4.5 млрд. долларов.

При выборе бухгалтерского программного обеспечения компания ожидает, что после внедрения программа даст конкретные конкурентные преимущества. Автоматизация бухгалтерии ставит своей главной целью получение точной своевременной информации, правильное использование которой может принести компании дополнительную прибыль. При выборе же нового бухгалтерского программного обеспечения, компания надеется, что новая система будет лучше соответствовать нуждам компании, лучше соответствовать бизнес-процессам и будет работать. Если поставленные цели не будут достигнуты, то деньги будут потрачены зря. Не всегда компании могут найти правильную и удобную систему с первого раза. Некоторые компании смогли найти удовлетворительную систему с первого раза.

Прогресс в бухгалтерских программах отстает от информационной отрасли в целом. Большие ожидания пользователей бухгалтерских программ, думающих, что мы уже живем в эпоху Азимовских романов, часто не оправдываются.

Наблюдающаяся сегодня тенденция - это использование стандартных универсальных бухгалтерских систем с гибкими возможностями настройки (так называемые параметрические системы). Выбор такой системы позволит снизить затраты сопровождение программы и, в некоторой степени, гарантирует, что программа вообще будет сопровождаться. Кроме того, на рынке труда не составляет труда найти бухгалтера уже знакомого с выбранной программой. С другой стороны, по оценкам компаний "большой шестерки", готовые продукты удовлетворяют потребностям предприятия максимум на 80%. Проблемы, связанные с эксплуатацией универсальных бухгалтерских программ вызваны тем, что разработчики, ориентируются на разные группы компаний и не могут обеспечить потребности каждой компании.

На втором форуме разработчиков банковских систем смысл многих выступлений разработчиков автоматизированных банковских систем сводился к следующему: "вы [банки] скажите чего нам писать, а мы [разработчики] вам напишем". Разработчики бухгалтерских программ не могут позволить себе такой вольности. На рынке спрос на готовые продукты. Мало осталось таких клиентов, которые готовы спонсировать проект разработки, вместо того, чтобы купить готовый пакет. Многие уже обожглись: проект не доведен до конца, отсутствует документация, разработчики разбежались, - вот неполный список возможных причин отказа компании от самостоятельной разработки.

Не существует такой программы, которая смогла бы удовлетворить требованиям всех компаний. Для каждой из категорий компаний есть свои группы предпочтительных программ. Очень важно правильно оценить свою компанию для того, чтобы приобрести программу из своей группы. Среди критериев оценки можно назвать специализацию программы (т.е. отрасль для которой она предназначена), функциональность (степень автоматизации операций на различных участках), интеграция между модулями, возможность обрабатывать достаточные объемы информации.

Иногда, из-за высокой стоимости программ или по другим причинам (соотношение стоимости программ и заплаты сотрудников бухгалтерии обычно не в пользу последних) средние компании используют программы, предназначенные для малых предприятий. Это чревато повышенными трудозатратами бухгалтеров при ведении учета и дополнительными рисками. Маленькие программы не рассчитаны на обработку больших объемов данных, и в какой-то момент они могут начать терять информацию или полностью выйти из строя (“переполниться” и “рухнуть”). Типичная ситуация, когда компания использует бухгалтерскую программу очень редко, так как она переполнена, и есть ощущение, что она рассыплется в любой момент. Кроме того, программы для малых предприятий обычно позволяют работать лишь с основными бухгалтерскими операциями и обрабатывают недостаточно аналитических данных, чтобы провести полноценный анализ деятельности предприятия.

Бухгалтерские системы традиционно делятся на горизонтальные (то есть такие, которые подходят большинству компаний) и вертикальные (которые автоматизируют участки учета, специфичные для отрасли или конкретных предприятий). Примерами горизонтальных бухгалтерских систем могут служить: Главная книга, работа с кассой и банком, расчеты с поставщиками (закупки), расчеты с заказчиками (продажи), складской учет, зарплата, основные средства. Вертикальные решения: управление производством, управление проектами, управление гостиницами, учет строительных объектов - используются только в отдельных компаниях. Производственные, управленческие и другие вертикальные решения расширяют рынок применения и повышают привлекательность бухгалтерских пакетов. Иногда специализированные решения могут позволять работать с несколькими финансовыми пакетами. Правда, они обычно, не обеспечивают той степени интеграции, которой обладает интегрированный полный пакет.

Что мы приобретаем и что теряем, приобретая новую бухгалтерскую программу?

Кроме того, универсальные программы (особенно западные) в отличие от заказных пакетов навязывают строгую технологию работы с ними. Чтобы запустить программу, нужно реорганизовать некоторые бизнес-процессы на предприятии. Многие клиенты покупают западные программы только потому, что хотят внедрить западные подходы к управлению через программу.

Что надо для установки бухгалтерской системы?

Конечно же, бухгалтерская система - это не только сама программа. При проведении проекта автоматизации помните, что результат (правильно поставленный автоматизированный учет) можно достичь только при слаженной работе всех компонентов системы.

Что является определяющим при построении системы? Выбор технологии (клиент-сервер, Windows, Oracle и т.п.) может только гарантировать рамки технических характеристик (объем, производительность), потенциальную совместимость и потенциал развития; выбор аппаратуры определяет конкретные характеристики (производительность, надежность) системы; и только выбор программы может определить будет ли система вообще работать на вашем предприятии.

С большой вероятностью для установки требуется новое оборудование и другие компоненты. Возможно, ваш системный администратор сможет самостоятельно подобрать необходимую аппаратуру, установить ее и настроить. Если нет, то можно обратится к системным интеграторам. При этом нельзя забывать, что главное в бухгалтерской системе - это программа, а отнюдь не аппаратура.

Проект внедрения бухгалтерской системы - это комплексный процесс. В проекте будут задействованы: руководство компании, сотрудники отдела автоматизации компании, сотрудники всех автоматизирующихся отделов, поставщик программного обеспечения, специалисты по внедрению системы, системные интеграторы. Основные задачи для каждой группы приведены в следующей таблице. Конечно, на каждом конкретном предприятии обязанности могут быть перераспределены по-другому, но сами задачи останутся.

Компания		Внешние подрядчики
Руководство компании		Поставщик программы
	Руководить выбором системы; Руководить проектом внедрения; Найм или выделение сотрудников, сопровождающих систему.		Поставить программу; Обеспечить техническое сопровождение; Проводить консультации; Обучить сотрудников.
Бухгалтерия, автоматизируемые отделы		Консультант
	Предоставить описание бизнес-процессов Сформулировать требования к системе		Обследовать информационные потоки предприятия; Оказать помощь в выборе системы; Внедрить программу.
Отдел автоматизации		Интегратор, поставщик аппаратуры
	Обеспечить поддержку системы.		Установить аппаратуру; Обеспечить гарантийное сопровождение.

Полнота ответственности за принятия решений, возникающих в процессе внедрения системы, лежит на руководстве компании. Специалисты по автоматизации не могут и не должны отвечать за успешное ведение бизнеса.

Сколько стоит?

При установке новой бухгалтерской программы не надо обманываться при подсчете во сколько обойдется установка. Ожидаемые расходы будут такими:

Стоимость программы = X (от $1,000 до $50,000).

Стоимость аппаратуры = X. Эта сумма может быть меньше, если программа будет использоваться на уже купленной аппаратуре. Новые программы делаются с помощью с помощью новых компьютерных технологий и платформ, так что вероятность того, что старое оборудование сможет подойти невысока. Кроме того внедрение новой системы означает появление новых автоматизированных мест.

Стоимость проекта внедрения - от 1Х до 7Х (этот коэффициент возрастает для больших систем).

Скрытые внутренние убытки (зарплата отвлекаемых сотрудников, питание консультантов и т.п.) - 1-2Х.

Кроме того, учтите ежегодную плату за гарантийное сопровождение программы (новые версии, горячая линия и т.п.) - примерно 20% от стоимости программы и еще зарезервируйте примерно 10-20% на консультационное обслуживание, которое может потребоваться для дополнительной настройки системы, например, при реструктуризации компании или при изменении законодательства.

В мировой практике при расчете эффективности обычно используется среднее время в течение которого будет эксплуатироваться правильно выбранная бухгалтерская система - 8 лет. Такой срок выбран в силу как изменения законодательства, устаревания технологий, ростом компании или изменением ее бизнес процессов.

Правильно работающее программное обеспечение.

Несколько лет назад в компании, где я работал, произошла такая история. За день до налоговой проверки налоговой инспекции мы обнаружили, что наша бухгалтерская программа неправильно печатает журналы-ордера. Решение было найдено быстро: всю ночь мы сидели с калькуляторами и имитировали с помощью текстового процессора компьютерные распечатки. Все окончилось благополучно, но программу мы постарались заменить.

Увы, но сложность разработки программного обеспечения и недостаточный контроль над разработчиками приводит к тому, что даже самые дорогие пакеты содержат ошибки. При выборе программы надо четко понимать, что от ошибок в программе никто не может быть застрахован, а последствия могут быть катастрофичными.

Надежность программ является значительным критерием при выборе программы. Современные технологии позволяют пережить внезапное выключение компьютера без потерь. Одной из надежных платформ для программ является база данных Btrieve. В мире эта база данных занимает около 80% среди финансовых приложений (например, программы Platinum и Scala). Некоторые российские пакеты также разработаны на Btrieve (это Галактика, RS-Balance).

Разработка бухгалтерских программ, как никаких других, требует обязательного наличия команды тестеров. Любая пропущенная ошибка, дошедшая до пользователя, грозит неприятными результатами. Это еще хорошо, что в бухгалтерии еще не утрачен инстинкт недоверия, и большая часть компьютерных результатов проверяется вручную. В хороших компаниях так и делают: идут на дополнительные расходы. Например, компания Microsoft произвела революцию в качестве продуктов, имея по одному тестеру на одного кодировщика, вместо обычного для Запада соотношения 1 к 5 (или 0.01 к 5 в России).

"Тише едешь - дальше будешь!" Вот она оправдывающая себя на все 100% американская философия разработки американских программ (и много чего другого, что известного своим высоким качеством). Этот принцип применяется и к разработке бухгалтерского программного обеспечения.

"Работа - это подвиг!" - для многих из нас - это основополагающий подход к работе, который позволяет постоянно обгонять другие страны, но неизменно приходить к финишной прямой в конце (если вообще приходить к финишу?). Многие программы выполнены по этому принципу, и они могут обладать прекрасными дизайном, использовать новейшие супер технологии, но при этом напоминать помесь арифмометра Паскаля с нестабильным синхрофазотроном, использовать который хуже простого калькулятора.

Типична следующая ситуация: “Мы недавно переехали в новый офис, и у нас часто отключают электричество. После первого же броска программа отказалась работать, и нам пришлось восстановить информацию из резервной копии (которая, слава Богу, у нас была!). Целый день работы был потерян.” 

Есть много предприятий, которым необходим пакет, обеспечивающий возможность вести западный учет: это совместные предприятия, которые должны отчитываться перед учредителями с обоих сторон, российские предприятия,  выходящие на западный инвестиционный рынок, а также предприятия, которые ведут внутренний финансовый учет по западной методике, используя западные методы управления.

Ведение бухгалтерского учета по западным стандартам - это требование западных компаний, заинтересованных в инвестициях в российские предприятия. Это объясняется тем, что международные кредиторы хотят знать, куда идут деньги, в поддающихся сравнению формате. До сих пор многие российские компании не ведут подробный учет и анализ производственных затрат, что затрудняет сравнение.

Западные или российские системы?

Есть много предприятий, которым необходим пакет, обеспечивающий возможность вести западный учет: это совместные предприятия, которые должны отчитываться перед учредителями с обеих сторон, российские предприятия выходящие на западный инвестиционный рынок, а также предприятия которые ведут внутренний финансовый учет по западной методике, используя западные методы управления. Ведение бухгалтерского учета по западным стандартам - это требование западных компаний, заинтересованных в инвестициях в российские предприятия. Это объясняется тем, что международные кредиторы хотят знать, куда идут деньги в поддающихся сравнению формате. До сих пор многие российские компании не ведут подробный учет и анализ производственных затрат, что затрудняет сравнение.

Если посмотреть внимательно, принципиальных отличий между российским и западным учетом немного, и многие западные программы могут работать в России после определенной доработки. Для того, чтобы продавать ее надо: перевести ее на русский язык (включая документацию), выполнить локализацию программы (то есть добавить российские отчеты и адаптировать систему к нормам российского законодательства), и создать инфраструктуру (то есть надо придумать как продавать и поддерживать систему - без последнего ее успех на рынке очень сомнителен).

Сегодня на российском рынке успешно работает около пяти западных компаний, поддерживающие западные программы. Они почти полностью захватили нишу средних совместных предприятий.

Иностранцы и российские сотрудники, в силу понятных причин, хочет работать на родном языке. Возможность одновременной работы на двух языках - сильная сторона западных программ, которая обычно отсутствует в российских программах. Практически все европейские и некоторые американские пакеты программы могут работать с несколькими валютами. Справедливости ради, надо сказать, что большинство российских программ уже внедрило работу с валютой.