Корпоративные сети: формат на вырост
Дмитрий Ерофеев, Марина Перепелкина
Статья опубликована в журнале "Свой бизнес", № 04 (21), апрель 2004 г.
Информационные технологии должны эффективно работать на увеличение прибыли, а не превращаться в "черную дыру" бюджета компании. Чтобы их внедрение было действительно эффективным, деятельность в этом направлении необходимо тщательно планировать. Какая IT-стратегия наилучшим образом подходит для растущего предприятия?
Спонтанные решения: потери гарантированы
Персональный компьютер, базы данных, ERP-системы - за последние десятилетия эти продукты друг за другом приобретали ореол волшебного средства, способного вывести компанию-пользователя в лидеры. Сегодня стало очевидно: даже самая современная программа или компьютер не избавят предприятие от всех проблем, особенно если по своим функциям они не соответствуют конкретным задачам, которые стоят перед его бизнесом, что встречается довольно часто.
- Наличие четко сформулированной IT-стратегии может сократить затраты на информационные технологии как минимум в два раза, - считает партнер компании "МАГ КОНСАЛТИНГ" Георгий Ушаков. - Одна из ее главных задач - заранее планировать все изменения. Ведь непредвиденные ситуации влекут за собой непредвиденные расходы.
Важность IT-стратегии наглядно демонстрируют примеры компаний, у которых такой план действий отсутствует.
- Одна стремительно развивающаяся сеть продуктовых магазинов регулярно приобретает и осваивает новые торговые площади, - рассказывает Георгий Ушаков. - В свое время руководство компании не посвящало сотрудников IТ-подразделения в свои планы по покупке новых точек. В итоге однажды, когда был приобретен новый магазин и понадобилось включить его в единую информационную сеть, случился аврал. IТ-менеджеры в срочном порядке закупили кассовые аппараты той модели, которая была принята в компании, и установили их буквально за одну ночь: день простоя точки мог обойтись в десятки тысяч долларов. А впоследствии оказалось, что половину аппаратуры можно было не покупать и не платить подрядчикам лишние деньги за скорость установки. Всех этих потерь можно было бы избежать, если бы расширение бизнеса было согласовано с IT-стратегией компании.
- Самая распространенная беда, к которой приводит спонтанное принятие решений в сфере IT, - нестыковка в работе двух подразделений: бухгалтерии и службы финансов, - считает Николай Красилов, президент корпорации "Галактика". - На многих предприятиях они используют программное обеспечение разного формата, и их отчетные данные невозможно объединить, чтобы сделать полноценный анализ. Почему это происходит? Потому что каждое подразделение самостоятельно решало, что необходимо именно ему.
- Основное преимущество, которое получает предприятие, принявшее грамотную IT-стратегию, - это повышение его управляемости, - считает Сергей Рыжков, председатель совета директоров компании "Прайм-Груп", специализирующейся на IТ-консалтинге. Руководство компании ясно представляет себе текущую картину бизнеса, не отвлекается на решение непредвиденных проблем, а занимается стратегическим планированием, развитием компании.
Снижение затрат или наращивание прибыли?
Прежде чем приступать к составлению IT-стратегии, стоит определиться с ролью информационных технологий в компании. Будут ли они просто поддерживать ее бизнес-процессы или станут инструментом создания дополнительной прибыли? Именно в зависимости от ответа на этот вопрос формулируются основные принципы IТ-политики: либо минимизация затрат предприятия, либо оптимизация его конкурентных преимуществ. И в дальнейшем все предложения по обновлению программного обеспечения или модернизации компьютерного парка компании должны строго соответствовать избранной линии.
- Часто чрезмерные траты на IT, излишняя автоматизация только вредят. Особенно если информационные технологии выполняют в фирме исключительно сервисные задачи, - рассказывает управляющий партнер компании "МАГ КОНСАЛТИНГ" Андрей Гершун. - Например, известно, что ручное выписывание счета занимает две минуты, компьютерное - семь. Для многих компаний - например, мелких оптовиков - важным конкурентным преимуществом является в первую очередь скорость обслуживания клиентов. Поэтому многие из них только проигрывают, полностью автоматизируя все свои бизнес-операции.
Разработка осознанной IT-стратегии помогла эффективно управлять всеми информационными процессами и другой компании, имеющей сеть аптечных киосков в московском метрополитене:
- Перед владельцами этой фирмы стояла цель - увеличить объем продаж с помощью открытия новых точек и увеличения продаж в уже действующих киосках, - рассказывает Георгий Ушаков. - Возникла мысль объединить все точки кабелем, проложенным в туннелях метро. На первый взгляд, это была привлекательная идея, но IT в данном случае выполняли обслуживающую функцию. Поэтому мы решили более тщательно изучить ситуацию, чтобы проанализировать, как добиться стратегической цели с минимальными затратами. В итоге оказалось, что в десятки раз дешевле и при этом не менее эффективно будет нанять курьеров, забирающих данные о продажах в каждой точке на дискете и ежедневно доставляющих их в центральный офис. От прокладки кабеля было решено отказаться.
В случаях, когда IT выполняет поддерживающую функцию, как в описанных выше примерах, на развитие информационных технологий российские компании тратят обычно 3-5% бюджета. А, к примеру, у интернет-магазина, где IT - главный инструмент увеличения прибыли, затраты могут превышать 50% бюджета.
Какую задачу сделать приоритетной: минимизацию за счет IT своих затрат или оптимизацию своих конкурентных преимуществ? Это зависит от стратегических целей компании.
И еще один важный момент. Если раньше одним из главных вопросов IT-стратегии было определить, на каких компьютерах работать предприятию, то сейчас фокус сместился от железа к софту. Именно правильный выбор программного обеспечения в соответствии с задачами компании в большей степени влияет на ее прибыль.
Прописано на бумаге...
IT-стратегия - это документ размером не более трех-четырех страниц.
- Мы советуем описывать правила работы по основным направлениям "широкими мазками" и в каждом пункте делать сноски на дополнительные разъясняющие документы. В противном случае на создание и утверждение стратегии могут уйти месяцы, - говорит Георгий Ушаков.
Представления о том, что включает в себя IT-стратегия, у специалистов разнятся в деталях, но в целом совпадают.
- IT-стратегию, как документ, можно разделить на четыре главные части, - советует Сергей Рыжков. - В первой вы формулируете стратегические задачи IT, исходя из бизнес-целей своей компании. Во второй определяете функции своего IТ-подразделения, прописываете принципы его взаимодействия с другими отделами. В третьей части описываются общие подходы к реализации стратегических задач. Например, решаете, будет ли компания самостоятельно обслуживать свою информационную сеть или передаст эту работу на аутсорсинг. И наконец, в четвертой части определяются основные критерии, по которым можно будет судить о том, насколько успешным станет для вашей компании внедрение конкретных информационных продуктов. Предположим, если речь идет об установке CRM, то таким критерием может стать численность повторно обратившихся в компанию клиентов. Чем их будет больше - тем выше отдача от информационной системы.
Несколько другой план предлагает Андрей Гершун:
- Вы начинаете с того, что фиксируете бизнес-цель компании. Далее делаете краткий анализ IТ-индустрии в целом, описываете рынок, на котором работает компания, и пишете об IT-тенденциях на этом рынке. Следующая часть - IT-цель вашей компании, вытекающая из бизнес-цели. Например, это может быть минимизация расходов или поиски конкурентного преимущества.
Затем Андрей Гершун советует описать политику компании в сфере использования аппаратных и программных средств. Предположим, в стратегии будет зафиксировано, что все программы, установленные в офисе компании, должны быть на русском языке, быть лицензионными, содержать исходный код, быть актуальными (не старше года с момента выпуска в продажу). И последняя часть стратегии - это поэтапный план внедрения изменений.
Николай Красилов добавляет, что в документе, описывающем IT-стратегию, должны быть указаны и конкретные лица, ответственные за ее реализацию на каждом из этапов.
- Если какой-то из предпринятых шагов повлечет за собой сбой информационной системы, компанию могут ждать убытки. Поэтому очень важно заранее определить, кто именно понесет за это ответственность: вендор, поставщик оборудования или сотрудники вашей компании. Только так можно избежать конфликтов.
...И опробовано на практике
Как представляют себе суть IТ-стратегии владельцы предприятий, не являющиеся экспертами в области информатики? Председатель совета директоров сети супермаркетов "АБК" Владислав Егоров признает, что его компания имеет четко сформулированную IТ-стратегию, в которой информационные технологии выполняют поддерживающие функции:
- На IT мы тратим около 1% от оборота, - рассказывает Егоров. - Этого хватает на то, чтобы поддерживать в рабочем состоянии парк компьютеров и кассовых аппаратов. Принципиальным требованием ко всем IТ-решениям мы считаем надежность - сбои в работе магазинов не допустимы. Отсюда, к примеру, такой пункт, прописанный в нашей IT-стратегии: программы, которые мы инсталлируем, не должны нуждаться в серьезных индивидуальных настройках и доработках, они должны быть успешно апробированы на нескольких предприятиях схожего профиля. Помимо этого, мы зафиксировали в стратегии, что не боимся автоматизировать различные участки бизнеса по отдельности. Дублирование информации в разных программах мы воспринимаем как усиление надежности работы в целом, хотя большинство специалистов считают это организационным недочетом.
- Сейчас наша главная бизнес-цель - расширение сервиса для постоянных клиентов, - рассказывает Олег Зельдин, генеральный директор компании Fortnostress, специализирующейся на регистрации юридических лиц вне России. - Поэтому основная задача нашей IT-стратегии - оптимизация этой работы. Для того чтобы ее решить, мы стали использовать софт, поддерживающий систему сбалансированных показателей. В качестве главного показателя выбрана степень удовлетворенности клиента - это позволяет в режиме реального времени понять, насколько успешна созданная нами бизнес-стратегия.
Информационные технологии в компании Fortnostress выполняют обслуживающие функции. Поэтому вся работа по поддержанию информационной системы здесь передана на аутсорсинг - специализированной организации.
Не догма, а руководство к действию
Любая стратегия имеет свой срок жизни. Это не закостенелые догмы, которым необходимо следовать всегда и везде, а подвижный механизм, который можно и нужно переналаживать под изменившиеся обстоятельства.
По мнению Андрея Гершуна, основы IT-стратегии целесообразно пересматривать раз в три года. Этот срок включает в себя один технологический цикл, в течение которого компьютерное оборудование и программы устаревают. Что касается планов, реализуемых в рамках концепции, то их ревизию следует проводить постоянно. Это позволит оптимально использовать бюджет, выделенный на информационные цели.
- Как только компания ставит новую бизнес-задачу, планы развития IT-направления при необходимости можно и нужно корректировать, - говорит Николай Красилов. - Такими новыми бизнес-задачами могут быть и телефонизация офиса, и установление системы видеонаблюдения в торговом комплексе, и автоматизация труда сотрудников или создание проекта "интеллектуальное здание".
- Оперативные планы в рамках нашей стратегии мы меняем в зависимости от темпов роста компании и внешних рыночных обстоятельств, - рассказывает Сергей Рыжков из консалтинговой компании "Прайм Групп". -- Так, после дефолта 1998 года мы пересматривали их каждую неделю в течение трех месяцев. В 2003 году мы пересматривали свои IT-планы уже только раз в месяц, а в 2004 году надеемся делать это не чаще, чем раз в полгода.
Кто за все это ответствен?
- Разработкой IT-стратегии, как правило, занимается руководитель информационно-компьютерной службы предприятия, - рассказывает Николай Красилов. - При этом идеально, если он входит в высшее руководство компании наряду с финансовым и генеральным директорами. IT-стратегия не должна формироваться в отрыве от общей бизнес-стратегии предприятия, иначе ее эффективность будет минимальной. Окончательное решение о финансировании того или иного IT-проекта принимают топ-менеджеры, в том числе и генеральный директор или владелец компании.
- По правилам, IT-стратегию должен создавать технический директор компании или как минимум IT-специалист, обладающий бизнес-мышлением, - считает Георгий Ушаков. - Конечно, среди наших айтишников чаще встречаются "инженеры", которым стратегические задачи не под силу. Однако стратеги есть и на рынке IТ-специалистов: кто-то вырастает из "инженеров", кто-то приходит из бизнес-консультантов, кто-то проходит обучение по специализированным программам, например по курсу МВА для технических директоров.
Услуги по разработке IT-стратегии сейчас предлагают многие консалтинговые компании. Однако переложить эту задачу на их плечи не удастся. Абсолютное большинство экспертов и бизнесменов уверены: IT-стратегия должна создаваться внутри компании.
