Стратегия на каждый день для крупного дистрибьютора
Окончание. Начало в предыдущем выпуске
От общего к частному
После того, как стратегические цели преобразованы с помощью ССП в конкретный план действий, необходимо создать механизм получения информации для расчета показателей. Нередко сотрудники компании плохо представляют себе сущность деятельности коллег не только из соседнего отдела, но даже из своего собственного. Вследствие этого возникает несогласованность, сложности во взаимодействии структурных единиц и как результат – срыв сроков, снижение плана продаж, потеря клиентов... Выявить «тонкие места» помогает описание бизнес-процессов.
В компании Дисан для описания были выбраны 10 бизнес-процессов: в сфере планирования, закупок, производства, складирования, продаж, платежей, поступлений и взаиморасчетов. Для каждого бизнес-процесса были определены исполнители и производимые операции. Каждая операция описывалась по следующим показателям:
- ответственный исполнитель
- периодичность выполнения
- документ, на основании которого выполняется операция (входящий документ)
- документ о результатах выполнения операции (исходящий документ)
- получатель информации о выполненной операции и способ передачи этой информации
Описание бизнес-процессов позволило выявить и устранить многие существовавшие в компании Дисан недочеты. Полученная в ходе описания информация использовалась в дальнейшем для построения системы управленческого учета.
Особенности «человеческого капитала»
На этапе описания существующей организационной структуры специалисты МАГ КОНСАЛТИНГ:
- определили дублирующиеся функции сотрудников и подразделений
- выявили функции, которые необходимо добавить
- составили описание новой структуры с учетом реорганизации подразделений и направлений
- подготовили необходимую регламентирующую документацию, отражающую функциональные обязанности сотрудников
До начала проекта многие должностные обязанности в компании были сформулированы только в виде «устных сообщений» и никак не закреплены на бумаге. В результате возникали сложности, связанные с определением ответственности, круга обязанностей каждого сотрудника, механизмами контроля и отчетности.
«Среди главных положительных результатов реорганизации, – говорит Ирина Абрамова, старший менеджер МАГ КОНСАЛТИНГ, – можно назвать появление топ-менеджеров второго уровня (руководителей подразделений). До этого все вопросы сотрудникам приходилось решать непосредственно с генеральным директором, что усложняло жизнь и им, и ему. Теперь у менеджеров каждого уровня сформировались свои, вполне определенные задачи».
«Введение новой системы управления, – вспоминает Антон Сидоренко, заместитель генерального директора по развитию новых проектов компании Дисан, – требовало изменений по многим направлениям, в том числе и в сфере маркетинга. Были созданы маркетинговый отдел и аналитическая группа, появилась новая должность – бренд-менеджер».
Время пожинать плоды, или Первые результаты
«Сбалансированная система показателей, – говорит Антон Сидоренко, – делает компанию прозрачной, но не для того, чтобы руководитель как надзиратель следил за каждым шагом своих подчиненных. Прозрачность позволяет увидеть и оценить работу каждого сотрудника организации. А я думаю, любому человеку важно не только выполнять свои обязанности, но и видеть результаты деятельности, осознавать свою значимость для компании».
На сегодняшний день компания Дисан осуществляет ежедневную деятельность в рамках новой системы управления. По оценкам руководителей компании, достигнуты основные цели проекта: сотрудники лучше осведомлены о долгосрочных планах руководства; новые структурные изменения существенно упростили взаимоотношения внутри компании; повысилась прибыльность.
Дисан двигается в заданном направлении: в перспективных планах компании – продолжить работу по внедрению системы бюджетирования и системы для автоматизации управленческого учета.
«Назвать систему полностью сбалансированной я, конечно, не берусь – подчеркивает Антон Сидоренко. – Мы пока в начале пути, но появление инструмента, позволяющего получать конкретные результаты по достижению стратегических целей, видеть итоги работы компании, отслеживать динамику взаимосвязанной цепочки показателей в реальном времени – огромный и долгожданный для нас результат».
Мария Фурсеева
|